Privacyverklaring

Inleiding
Golfclubs en –banen hebben net als veel andere organisaties te maken met persoonsgegevens. Wettelijk is een sportvereniging verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt daarvoor een aantal concrete regels.

1. Doel
De belangrijkste doelstelling van ons privacybeleid is te verzekeren dat persoonlijke gegevens correct worden verwerkt en alleen gebruikt worden voor de doeleinden, waarvoor ze bij aanmelding aan ons verstrekt zijn en niet gebruikt worden voor andere doeleinden. In de privacyverklaring lees je over de bescherming van persoonsgegevens bij GCH, het recht op inzage en rectificatie en hoe bepaalde persoonsgegevens desgewenst minder zichtbaar gemaakt kunnen worden voor anderen. Ook is vermeld waar je terecht kunt met vragen of verzoeken. 

De GCH privacyverklaring is van toepassing op: - Golf- & Countryclub Heiloo - Stichting Administratiekantoor Golfbaan Oosterzij - Holding Golfbaan Oosterzij B.V. - Exploitatie Golfbaan Oosterzij B.V.

2. Persoonsgegevens en verwerking
GCH registreert en verwerkt alleen de persoonlijke gegevens, die bij aanmelding schriftelijk of via de website verstrekt zijn i.v.m. lidmaatschap of diensten, die je van GCH gebruikt (handicap-registratie, starttijd reservering). Deze gegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), WHS handicap/nummer NGF-pas en lidmaatschap van een andere golfclub) deel je met ons via het Aanmeldingsformulier (voor leden en Handicap-Registratie leden) of via de website (voor gastspelers). Aangezien een golfclub aparte regels en wedstrijden heeft voor Jeugdleden en Senioren èn voor Heren en Dames deel je met ons via het Aanmeldingsformulier ook je geboortedatum en m/v. Omdat golfen in verenigingsverband deels een teamsport is (‘Golfen doe je samen!’), verstrek je bij aanmelding tevens een pasfoto t.b.v. de Ledenlijst.

Door ondertekening van het Aanmeldingsformulier met bijlagen (kopie NGF-pas, pasfoto) verleen je toe-stemming aan GCH om deze gegevens te gebruiken (registreren, verwerken, wijzigen, bewaren) t.b.v. je lidmaatschap en/of handicap-registratie bij GCH en - indien voor de operationele uitvoering noodzakelijk - te delen met externe partijen. (Zie punt 4.)

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn aangeleverd en in het belang van GCH en haar leden en gasten, t.w. ledenadministratie, contributiefacturatie, register van houders van certificaten van aandelen, WHS handicap registratie, reservering van starttijden, ledencontact & communicatie, beveiliging van data en rapportages t.b.v. bestuur en NGF. Bij de verwerking van persoonsgegevens volgt GCH de wettelijke eisen en de richtlijnen van de NGF. De gegevens, die je met ons deelt, kwalificeren zich niet als bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Je persoonsgegevens gebruiken we niet t.b.v. commerciële doeleinden van niet aan GCH gerelateerde bedrijven of organisaties.

3. Beveiliging persoonsgegevens
GCH heeft organisatorische en technische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen. Dit betreft zowel eigen maatregelen als maatregelen bij onze ICT business partners/providers en zowel fysieke als digitale beveiligingsmaatregelen. Procedures zijn aanwezig m.b.t. het melden van klachten, verzoeken, incidenten en datalekken.

T.b.v. beveiliging en preventie maakt GCH gebruik van beveiligingscamera’s.

4. Doorgifte aan derden
GCH kan externe dienstverleners inschakelen, die optreden als gegevensverwerker voor GCH en bepaalde taken uitvoeren voor GCH, bijvoorbeeld i.v.m. ledenadministratie en elektronisch reserveringssystemen (t.w. E-Golf4U B.V.), website-ontwikkeling, website-hosting en IT ondersteuning/netwerkbeheer. Bij het uitvoeren van dergelijke taken kunnen deze externe dienstverleners toegang hebben tot je persoonsgegevens en deze verwerken.

Met deze externe partijen hebben wij bewerkersovereenkomsten afgesloten of bestaande overeenkomsten geactualiseerd, zodat de privacy en veiligheid van je persoonsgegevens bij deze dienstverleners is gewaarborgd. 

De waarborging van de privacy en beveiliging van je gegevens geldt ook voor leden van GCH, die uit hoofde van hun functie als commissielid toegang krijgen tot de back-end van het EGolf4U systeem. Wanneer wij E-Golf4U toestemming geven –of in de toekomst gaan geven- voor een koppeling van E-Golf4U met een derde pakket (bijv. boekhoudpakket) verzekert GCH zich ervan dat E-Golf4U met deze partijen ook adequate afspraken maakt.

T.b.v. de centrale handicapregistratie bij en de jaarlijkse afdracht (ledenbijdrage) aan de NGF vindt periodiek een uitwisseling van data plaats –via E-Golf4U- met de NGF.

5. Website, app en cookies
In het afgeschermde ledendeel van de GCH website zijn enkele persoonsgegevens zichtbaar gemaakt voor medeleden, t.w. je naam, m/v, telefoonnummer(s), e-mailadres, EGA-handicap en foto. Dit is m.n. gedaan i.v.m. wedstrijden, toernooien en competities. Via de knop Gegevens wijzigen in je Profiel heb je de mogelijkheid om zelf bepaalde velden (adres, telefoonnummer(s), e-mailadres) te wijzigen. Je kunt daar tevens aangeven dat je de digitale Nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen.

Om als gastspeler bij GCH elektronisch een starttijd te kunnen reserveren, dien je via de website een account in E-Golf4U aan te maken via de knop Boek een starttijd (Gasten).

Cookies
De GCH website en de E-Golf4U web-app maken gebruik van:

• functionele cookies (kleine software bestanden en apparaat identificatiemiddelen) om de website en app optimaal te laten functioneren en om gegevens over het bezoekersgedrag te verzamelen en te analyseren (analytische cookies zoals Google Analytics). Uit deze cookies kunnen we geen persoonlijke informatie herleiden, wel anonieme gebruikerspatronen. Voor het gebruik van deze functionele cookies is geen toestemming van de website-bezoeker nodig;
• niet-functionele cookies, zgn. tracking cookies, die het bezoek aan de website volgen om een profiel van bezoekers op te bouwen en daarmee gericht advertenties en/of campagnes te kunnen aanbieden en sociale netwerken (zoals Facebook en Twitter) aan te kunnen koppelen. Voor het gebruik van tracking cookies (incl. cookies van derde partijen zoals Facebook, Google, YouTube) moet om toestemming van de bezoeker gevraagd worden. De toestemming wordt gevraagd via de cookiemelding op de homepage van de website.

Cookiemelding
Bij het openen van de website verschijnt er een pop-up venster op je beeldscherm met informatie over cookies, een verwijzing naar deze Privacyverklaring en de vraag de (tracking) cookies te accepteren of aan te passen aan je voorkeur. Je kunt daarbij aangeven of je wel/geen toestemming geeft voor sociale media koppelingen en/of gepersonaliseerde advertenties. Je hoeft niet bij elk (vervolg)bezoek aan de website opnieuw toestemming te geven: de cookie onthoudt je toestemming. De toestemming kan ook weer worden ingetrokken, bijvoorbeeld door de cookie van je computer, tablet of smartphone te verwijderen. In dat geval moeten we je bij een eerstvolgend bezoek opnieuw om toestemming vragen.

6. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als nodig is om de gewenste diensten te leveren. Na opzegging van het lidmaatschap of beëindiging van de relatie met GCH worden je persoonsgegevens binnen E-Golf4U gemuteerd naar het archief. GCH wist de gegevens niet omdat daarmee uitslagen van wedstrijden en competities uit het verleden geen ‘gaten’ krijgen door deelnemers, die geen lid meer zijn.

Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard. Ingeval van calamiteiten, inbraak, diefstal kunnen de beelden langer bewaard blijven.

7. Wat zijn je rechten?
Je hebt wettelijk het recht op inzage, rectificatie of wijziging van je persoonsgegevens. Neem daartoe contact met ons op zoals beschreven onder 8.

8. Contact
Bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, kun je met GCH contact opnemen:

Golf- & Countryclub Heiloo, Lagelaan 8, 1851 PC Heiloo - T 072 505 45 40 -

info@golfclubheiloo.nl.

Heiloo, december 2022