GCH | Privacyverklaring

GCH | Privacyverklaring

Inleiding

Golfclubs en –banen hebben net als veel andere organisaties te maken met persoonsgegevens. Wettelijk is een sportvereniging verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb) stelt daarvoor een aantal concrete regels; eind mei 2018 wordt deze wet vervangen door Europese wetgeving, t.w. de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Privacy is belangrijk voor ons. In het licht van de nieuwe EU-regels heeft GCH haar privacybeleid aangepast en een privacyverklaring opgesteld. Deze treedt eind mei 2018 in werking.

1. Doel

De belangrijkste doelstelling van ons privacybeleid is te verzekeren dat persoonlijke gegevens correct worden verwerkt en alleen gebruikt worden voor de doeleinden, waarvoor ze bij aanmelding aan ons verstrekt zijn en niet gebruikt worden voor andere doeleinden. In de privacyverklaring lees je over de bescherming van persoonsgegevens bij GCH, het recht op inzage en rectificatie en hoe bepaalde persoonsgegevens desgewenst minder zichtbaar gemaakt kunnen worden voor anderen. Ook is vermeld waar je terecht kunt met vragen of verzoeken.

De GCH privacyverklaring is van toepassing op:

  • Golf- & Countryclub Heiloo
  • Stichting Administratiekantoor Golfbaan Oosterzij
  • Holding Golfbaan Oosterzij B.V.
  • Exploitatie Golfbaan Oosterzij B.V.

2. Persoonsgegevens en verwerking

GCH registreert en verwerkt alleen de persoonlijke gegevens, die bij aanmelding schriftelijk of via de website verstrekt zijn i.v.m. lidmaatschap of diensten, die je van GCH gebruikt (handicap-registratie, starttijd reservering). Deze gegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), EGA handicap/nummer NGF-pas en lidmaatschap van een andere golfclub) deel je met ons via het Aanmeldingsformulier (voor leden en Handicap-Registratie leden) of via de website (voor gastspelers).Aangezien een golfclub aparte regels en wedstrijden heeft voor Jeugdleden en Senioren èn voor Heren en Dames deel je met ons via het Aanmeldingsformulier ook je geboortedatum en m/v. Omdat golfen in verenigingsverband deels een teamsport is (‘Golfen doe je samen!’), verstrek je bij aanmelding tevens een pasfoto t.b.v. de Ledenlijst.

Door ondertekening van het Aanmeldingsformulier met bijlagen (kopie NGF-pas, pasfoto) verleen je toestemming aan GCH om deze gegevens te gebruiken (registreren, verwerken, wijzigen, bewaren) t.b.v. je lidmaatschap en/of handicap-registratie bij GCH en –indien voor de operationele uitvoering noodzakelijk- te delen met externe partijen. (Zie punt 4.)

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn aangeleverd en in het belang van GCH en haar leden en gasten, t.w. ledenadministratie, contributiefacturatie, register van houders van certificaten van aandelen, EGA handicap registratie, reservering van starttijden, ledencontact & communicatie, beveiliging van data en rapportages t.b.v. bestuur en NGF. Bij de verwerking van persoonsgegevens volgt GCH de wettelijke eisen en de richtlijnen van de NGF. De gegevens, die je met ons deelt, kwalificeren zich niet als bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Je persoonsgegevens gebruiken we niet t.b.v. commerciële doeleinden van niet aan GCH gerelateerde bedrijven of organisaties.

3. Beveiliging persoonsgegevens

GCH heeft organisatorische en technische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen. Dit betreft zowel eigen maatregelen als maatregelen bij onze ICT business partners/providers en zowel fysieke als digitale beveiligingsmaatregelen. Procedures zijn aanwezig m.b.t. het melden van klachten, verzoeken, incidenten en datalekken.

T.b.v. beveiliging en preventie maakt GCH gebruik van beveiligingscamera’s.

4. Doorgifte aan derden

GCH kan externe dienstverleners inschakelen, die optreden als gegevensverwerker voor GCH en bepaalde taken uitvoeren voor GCH, bijvoorbeeld i.v.m. ledenadministratie en elektronisch reserveringssystemen (t.w. E-Golf4U B.V.), website-ontwikkeling, website-hosting en IT-onder-steuning/netwerkbeheer. Bij het uitvoeren van dergelijke taken kunnen deze externe dienstverleners toegang hebben tot je persoonsgegevens en deze verwerken.

Met deze externe partijen hebben wij bewerkersovereenkomsten afgesloten of bestaande overeen-komsten geactualiseerd, zodat de privacy en veiligheid van je persoonsgegevens bij deze dienst-verleners is gewaarborgd.

De waarborging van de privacy en beveiliging van je gegevens geldt ook voor leden van GCH, die uit hoofde van hun functie als commissielid toegang krijgen tot de back-end van het E-Golf4U systeem. Wanneer wij E-Golf4U toestemming geven –of in de toekomst gaan geven- voor een koppeling van E-Golf4U met een derde pakket (bijv. boekhoudpakket) verzekert GCH zich ervan dat E-Golf4U met deze partijen ook adequate afspraken maakt.

T.b.v. de centrale handicapregistratie bij en de jaarlijkse afdracht (ledenbijdrage) aan de NGF vindt periodiek een uitwisseling van data plaats –via E-Golf4U- met de NGF.

5. Website en apps

In het afgeschermde ledendeel van de GCH website zijn enkele persoonsgegevens zichtbaar gemaakt voor medeleden, t.w. je naam, m/v, telefoonnummer-privé, e-mailadres, EGA-handicap en je foto. Dit is m.n. gedaan i.v.m. wedstrijden, toernooien en competities. Via de knop Gegevens wijzigen in je Profiel heb je mogelijkheid om zelf bepaalde velden (telefoonnummers, e-mailadres) te wijzigen. Je kunt daar tevens aangeven dat je de digitale Nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen.

Om als gastspeler bij GCH elektronisch een starttijd te kunnen reserveren, dien je via de website een account in E-Golf4U aan te maken via de knop Boek een starttijd (Gasten).

De GCH website en de E-Golf4U web-app maken gebruik van cookies (en apparaat identificatiemiddelen) om de website en app optimaal te laten functioneren en van software (zoals Google Analytics) om gegevens over het bezoekersgedrag te verzamelen en te analyseren.

6. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als nodig is om de gewenste diensten te leveren. Na opzegging van het lidmaatschap of beëindiging van de relatie met GCH worden je persoonsgegevens binnen E-Golf4U gemuteerd naar het archief. GCH wist de gegevens niet omdat daarmee uitslagen van wedstrijden en competities uit het verleden geen ‘gaten’ krijgen door deelnemers, die geen lid meer zijn.

Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard. Ingeval van calamiteiten, inbraak, diefstal kunnen de beelden langer bewaard blijven.

7. Wat zijn je rechten?

Je hebt wettelijk het recht op inzage, rectificatie of wijziging van je persoonsgegevens. Neem daartoe contact met ons op zoals beschreven onder 8.

8. Contact

Bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, kun je met GCH contact opnemen:

Golf- & Countryclub Heiloo, Lagelaan 8, 1851 PC Heiloo

T 072 505 45 40

E info@golfclubheiloo.nl of via het contactformulier in de GCH website.

Heiloo, 25 mei 2018